'Các doanh nghiệp cần nghiêm túc đầu tư hệ thống ERP'

Hệ thống ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

ERP không còn là thuật ngữ quá xa lạ với các doanh nghiệp Việt nhất là trong khoảng một thập niên trở lại đây. ERP ngày càng được các doanh nghiệp lớn sử dụng, tuy nhiên, các doanh chủ Việt Nam vẫn còn khá dè dặt khi nói tới vấn đề này. Nguyên do là bởi trong quá khứ, có không ít doanh nghiệp đủ mọi quy mô đã thất bại khi tiếp cận ERP.

Kinh nghiệm thành công từ Mắt Bão và Gỗ An Cường

“Nhiều doanh nghiệp vừa ở Việt Nam luôn tự hỏi mình có nên triển khai ERP hay không? Theo quan điểm của tôi, doanh nghiệp có doanh thu tầm 500 triệu đồng/tháng đã nên triển khai ERP", ông Huỳnh Ngọc Duy - CEO Mắt Bão chia sẻ tại hội thảo chủ đề: "Triển khai ERP doanh nghiệp – Tồn tại hay cất cánh?" do CLB Doanh nhân 2030 tổ chức.

Từ thực tế tại Mắt Bão, vốn là một công ty công nghệ nên khi triển khai và ứng dụng ERP không gặp nhiều khó khăn. Thêm nữa, trước đây Mắt Bão cũng đã sử dụng phần mềm ERP do mình tự viết, chỉ là nó không chuẩn chỉnh như các sản phẩm mà đối tác chuyên nghiệp cung cấp sau này. 

Năm 2017, khi Mắt Bão chính thức triển khai phần mềm ERP của Odoo – một trong những ông lớn thế giới về ERP, quy trình hoạt động buộc phải tự điều chỉnh và thay đổi theo. 

Ông Duy cho biết việc triển khai ứng dụng ERP thực ra không quá khó, các doanh nghiệp nhỏ sẽ mất khoảng một tháng là có thể ứng dụng được ERP vào trong hoạt động kinh doanh của mình. 

Khi triển khai ERP, doanh nghiệp không nhất thiết phải triển khai cùng lúc toàn bộ các phân hệ mà có thể đi từ từ từng bước. Đầu tiên Mắt Bão triển khai ERP cho bộ phận tài chính và kinh doanh, sau đó đến nhân sự rồi chăm sóc khách hàng. 

Muốn việc triển khai ERP suôn sẻ, người chủ doanh nghiệp nên là chủ dự án, nếu ngại việc và giao cho người bên dưới, khả năng thất bại là rất cao. 

"Các doanh chủ Việt đừng sợ, triển khai ERP lãnh đạo không biết gì cũng không sao, chỉ cần có tinh thần học hỏi. Khi có ý định dùng Oracle hay Odoo, tôi cũng tự đi hỏi khắp nơi. Sau hai tuần hỏi liên tục, cuối cùng cũng hiểu ra vấn đề là mình cần làm gì để triển khai thành công ERP. Chuyện hiểu đúng vô cùng quan trọng, vì hiểu đúng mới làm đúng và ngược lại", ông Duy nói. 

Một điểm chú ý nữa khi triển khai ERP là phải đi theo trình tự cần thiết. Doanh nghiệp nên truyền thông và chuyển giao cho trưởng bộ phận, rồi trưởng bộ phận sẽ làm điều đó với cấp dưới của họ. Tháng đầu tiên sẽ tổng hợp những cái sai của tất cả bộ phận khi triển khai ERP và gửi lại cho họ. Tháng tiếp theo, những kết quả của việc triển khai ERP sẽ được tính vào KPI để khuyến khích nhân viên cố gắng làm đúng.

CEO Mắt Bão cho biết, dù trước đó đã sử dụng ERP "của nhà trồng được" và cũng đã chuẩn bị đầy đủ trước khi ứng dụng ERP của Odoo, nhưng phải một năm sau, mọi việc mới đi vào nền nếp. Quá trình triển khai và ứng dụng ERP vốn như thế, ứng dụng công nghệ mới, kỹ năng mới cần phải liên tục được tập dượt, muốn thành công cần sự quyết tâm của toàn doanh nghiệp.

Sau 17 năm sử dụng ERP của SAP, ông Lê Đức Nghĩa – Chủ tịch Công ty CP Gỗ An Cường khẳng định: “Nếu muốn doanh nghiệp mình vận hành và phát triển tốt, các doanh chủ cần nghiêm túc đầu tư ERP”. 

Triển khai ERP theo ông Nghĩa là không khó, chỉ cần chấp hành đúng trình tự các bước và hoạch định chiến lược rõ ràng ngay từ đầu.

Giám đốc doanh nghiệp nên là trưởng ban quản lý dự án, phải là người quyết định tất cả. Trong hai lần triển khai các hệ thống ERP của Bravo và SAP, ông Nghĩa đều là trưởng ban quản lý dự án. Phải có sự giám sát chặt chẽ của người lãnh đạo cao nhất hoặc chủ doanh nghiệp thì bên dưới mới không làm sai. 

Thứ hai, bản chất khi triển khai ERP mọi thứ gần như minh bạch rõ ràng, không thể giấu được những việc tiêu cực. Do đó, ERP ở một góc độ nào đó có tác dụng phát hiện ra những nhân sự có nhiều gian dối và khuất tất nhất, bởi họ sẽ là những người phản đối việc thực hiện.

Thứ ba, các doanh nghiệp nên cân nhắc dùng các sản phẩm ERP của Việt Nam thay vì quốc tế như Gỗ An Cường. Vì nhiều lý do nên doanh nghiệp gỗ lớn nhất Việt Nam này buộc phải sử dụng phần mềm của SAP suốt từ năm 2003 đến bây giờ. 

Hiện tại, theo quan sát của ông Nghĩa, các doanh nghiệp Việt trong mảng ERP đã phát triển đủ lớn mạnh có thể đáp ứng nhu cầu các loại quy mô doanh nghiệp, chứ không như trước đây.

“Sở dĩ tôi nhiều lần nhấn mạnh rằng, các doanh nghiệp Việt không nên sính ngoại là bởi đầu tư hệ thống ERP của các ông lớn quốc tế như SAP, Oracle tốn rất nhiều tiền và không quá tương thích với doanh nghiệp Việt, nên tỷ lệ triển khai thành công chỉ 50 – 50. Chúng tôi đã phải trầy da tróc vảy mới không bị tiền mất tật mang", ông Nghĩa khẳng định.

Hồi năm 2003, trước khi đầu tư ERP, Gỗ An Cường không thuê tư vấn chuyên nghiệp triển khai ERP mà chỉ thuê người đến tư vấn chung chung. Lúc đó, công ty tư vấn khuyên họ nên đổi qua hệ thống ERP quốc tế nếu muốn kêu gọi đầu tư quốc tế, vì nếu có ERP chuẩn quốc tế doanh nghiệp sẽ được định giá cao hơn 10%. 

Tuy nhiên, trước khi áp dụng ERP chuẩn quốc tế, Gỗ An Cường cần phải tái cấu trúc doanh nghiệp để phù hợp với quy định của những hệ thống này và họ đã tốn nửa triệu USD cho việc đó.

Các hệ thống ERP quốc tế đề cao sự chuẩn chỉnh nên nếu các doanh nghiệp Việt không có cấu trúc chuẩn quốc tế và cũng không thuê công ty tư vấn tái cấu trúc như Gỗ An Cường đã làm, thì nguy cơ triển khai thất bại rất cao. 

Doanh nghiệp gỗ nội thất hàng đầu như AA hay Cơ khí Đại Dũng là những ví dụ điển hình về việc không thành công khi triển khai các hệ thống ERP quốc tế dù đã đổ vào rất nhiều tiền.

“Nếu là doanh nghiệp SME, đừng phí tiền đầu tư vào ERP quốc tế nếu không muốn sống dở chết dở. Theo tôi, các phần mềm ERP Việt Nam sẽ phù hợp hơn, vì phần lớn nhà phát triển ERP Việt khá chiều chuộng doanh nghiệp, nên triển khai gần như thành công 100%. Tuy nhiên, chiều chuộng quá nhiều khi không tốt! Bởi điều đó khiến các hệ thống ERP bị xé nát ra làm hỏng tổng thể và cấu trúc chuẩn của phần mềm. Trong khi phần mềm ERP quốc tế không sửa được thì của Việt Nam lại có thể, khiến nguy cơ xảy ra tiêu cực cao”, Chủ tịch Gỗ An Cường khẳng định.

Về chi phí, hệ thống ERP quốc tế tốn kém hơn nhiều so với ERP Việt Nam. Sau khi bỏ nửa triệu USD để tái cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với chuẩn quốc tế, Gỗ An Cường tiếp tục phải bỏ ra thêm một triệu USD nữa để mua phần mềm ERP của SAP, mỗi năm còn tốn thêm vài tỷ đồng cho tiền bản quyền, chi phí cho đội IT vận hành hệ thống…

4 bước để triển khai và ứng dụng thành công ERP

Công ty CP Bravo là nhà cung cấp sản phẩm ERP hàng đầu ở Việt Nam hiện nay, chuyên phục vụ các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, với những tên tuổi hàng đầu như Thaco, Sabeco, Hòa Phát, ACV, Cholimex, Kềm Nghĩa, ACV, Techcombank, Viettel, Tous les Jour… 

Thành lập từ năm 1999, hiện Bravo có 450 nhân sự, 75% trong đó là các kỹ sư công nghệ với danh mục khoảng 4.500 khách hàng. 

Với kinh nghiệm nhiều năm điều hành và quản lý ở mảng sản phẩm ERP, theo ông Tôn Minh Thiên, Phụ trách khu vực miền Nam của Bravo, để thành công ứng dụng – triển khai các hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 4 quy trình sau.

Hình thành đầu tư: Ở bước chuẩn bị này, doanh nghiệp cần xác định kỹ mục tiêu ở từng bộ phận khi đầu tư vào ERP. Ví dụ, doanh chủ muốn kiểm soát bộ phận kinh doanh như thế nào, bộ phận kế toán sẽ minh bạch ra sao…? 

Từ những yêu cầu riêng biệt đó sẽ vẽ nên bộ khung cho hệ thống ERP của từng doanh nghiệp. Nếu không biết được cụ thể mình muốn gì, có thể thuê công ty tư vấn hoặc nhờ sự hỗ trợ từ nhân viên của các đối tác cung cấp sản phẩm ERP như Bravo.

Tìm nhà tư vấn – cung cấp phù hợp: Với các doanh nghiệp lớn song chưa có quy trình chuẩn hóa thì cần nhà cung cấp để cấu trúc lại doanh nghiệp.

Tiếp theo là tìm nhà cung cấp sản phẩm ERP, cần tìm hiểu xem nhà cung cấp đó đã từng làm việc với các doanh nghiệp tương tự hay chưa, sau đó đánh giá về khả năng – hiệu quả kinh doanh của khách hàng sau khi dùng sản phẩm của nhà cung cấp đó. 

Cuối cùng là tìm nhà cung cấp hệ thống cơ sở hạ tầng như server, mạng internet… bởi nếu ERP tốt nhưng hệ thống server quá yếu không chạy được cũng thất bại. 

Trình tự các bước triển khai: Lập đội tiếp nhận dự án và đội đó có trách nhiệm quản lý, điều phối và tiếp nhận các việc mà nhà cung cấp ERP chuyển giao.

Giám sát chặt chẽ từ lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp nên đứng đầu dự án và đi sâu đi sát từng bước thực hiện nhằm kịp thời thay đổi hoặc có sự hỗ trợ cần thiết cho đội dự án hay các phòng ban.