Trước khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp cần phải thực hiện tra cứu nhãn hiệu một cách chính xác. Việc này nhằm bảo đảm rằng nhãn hiệu mà bạn dự định sử dụng chưa được cấp văn bằng bảo hộ đối với sản phẩm trùng hoặc tương tự của bất kỳ công ty nào khác. Khi tra cứu nhãn hiệu, ngoài thị trường bản địa, doanh nghiệp cũng nên tra cứu cả ở những nước xuất khẩu tiềm năng, nhằm tránh nguy cơ xâm phạm quyền đối với nhãn hiệu của người khác sau này.
Việc tra cứu nhãn hiệu có thể do doanh nghiệp trực tiếp thực hiện hoặc sử dụng dịch vụ của một đại diện sở hữu công nghiệp bất kỳ. Doanh nghiệp cũng có thể tiến hành việc tra cứu thông qua cơ quan cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu quốc gia (miễn phí hoặc phải nộp một khoản phí) hoặc thông qua một cơ sở dữ liệu về nhãn hiệu thương mại.
Cho dù chọn hình thức nào thì doanh nghiệp cũng nên lưu ý rằng việc tra cứu nhãn hiệu chỉ có tính sơ bộ. Thật khó để bảo đảm rằng doanh nghiệp đã lựa chọn được một nhãn hiệu không “tương tự đến mức gây nhầm lẫn” với các nhãn hiệu đã được bảo hộ trong thời gian hiệu lực.
Đó là lý do tại sao sự tư vấn và hướng dẫn của một tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp chuyên nghiệp đã quen với hoạt động của cơ quan nhãn hiệu và những quyết định của tòa án là cực kỳ hữu ích.
Tuy nhiên, trước khi liên hệ với tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, doanh nghiệp có thể kiểm tra xem cơ quan cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu quốc gia (hoặc công ty cung cấp dịch vụ thông tin nhãn hiệu) có cơ sở dữ liệu nhãn hiệu trực tuyến miễn phí để có thể tự tiến hành tra cứu sơ bộ hay không. Danh mục các cơ sở dữ liệu về nhãn hiệu có tại trang web của WIPO tại địa chỉ: http://ecommerce.wipo.int/databases/trademark.
Nhãn hiệu được chia thành các “nhóm” theo hàng hóa và dịch vụ để tiện phân biệt ( Doanh nghiệp có thể hiểu thêm về hệ thống phân loại nhãn hiệu quốc tế tại trang www.wipo.int/classifications/en/nice/about). Do đó, doanh nghiệp có thể bắt đầu làm quen với 45 nhóm nhãn hiệu khác nhau trong quá trình tra cứu nhãn hiệu.
Nhóm nhãn hiệu
Ở hầu hết các nước, khi nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, doanh nghiệp cần phải chỉ rõ loại hàng hóa và/hoặc dịch vụ cần đăng ký nhãn hiệu và chia chúng vào các “nhóm” được đề cập đến trong hệ thống phân loại nhãn hiệu quốc tế.
Dữ liệu về các nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ sẽ được lưu trữ theo từng nhóm hàng hóa và dịch vụ khác nhau theo thứ tự trong hệ thống phân nhóm nhãn hiệu. Điều này tạo thuận lợi lớn cho việc truy vấn thông tin. Doanh nghiệp nên đăng ký nhãn hiệu ở tất cả các nhóm mà doanh nghiệp dự định sử dụng nhãn hiệu.
Bảng phân loại quốc tế về hàng hóa và dịch vụ Ni-xơ (NICE) là bảng phân loại hàng hóa được sử dụng rộng rãi nhất, với 34 nhóm hàng hóa và 11 nhóm dịch vụ.
Ví dụ về phân nhóm nhãn hiệu
Sản phẩm được phân loại như thế nào? Lấy ví dụ, nếu công ty của bạn sản xuất dao và nĩa thì đơn đăng ký nhãn hiệu của bạn phải được chuẩn bị cho nhóm hàng hóa tương ứng là nhóm 8. Tuy nhiên, nếu bạn muốn bán các dụng cụ nhà bếp khác (như đồ chứa, chảo hoặc nồi) với cùng nhãn hiệu, bạn sẽ phải đăng ký nhãn hiệu cho nhóm hàng hóa tương ứng là nhóm 21.
Ở một số nước, doanh nghiệp sẽ phải nộp đơn đăng ký riêng biệt cho mỗi nhóm sản phẩm, trong khi ở một số nước khác, doanh nghiệp có thể nộp một đơn đăng ký duy nhất cho nhiều nhóm khác nhau.
Yêu cầu về sử dụng
Thông thường, doanh nghiệp có thể nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trước khi sử dụng nhãn hiệu trên thị trường để thương mại hóa sản phẩm và dịch vụ của mình. Nhưng ở một số nước (ví dụ như Hoa Kỳ), trước khi doanh nghiệp đệ trình chứng cứ về việc sử dụng, cơ quan có thẩm quyền sẽ không cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu một cách chính thức.
Hơn nữa, sau khi được cấp bằng bảo hộ, nếu một nhãn hiệu không được sử dụng trong một thời hạn nhất định (thường là từ 3 đến 5 năm sau khi đăng ký), quyền được độc quyền bảo hộ của nhãn hiệu đó sẽ bị hủy bỏ. Quy định này nhằm bảo đảm rằng, đăng ký được thực hiện với ý định sử dụng nhãn hiệu thực tế trên thị trường mà không phải chỉ đơn thuần là vì mục đích ngăn chặn người khác sử dụng.
Biểu tượng của nhãn hiệu
Nhiều công ty sử dụng những biểu tượng, dấu hiệu như ®, TM, SM, MD (viết tắt của từ marque deposeé trong tiếng Pháp) hoặc MR (viết tắt của từ marca registrada trong tiếng Tây Ban Nha) hoặc các biểu tượng tương đương bên cạnh nhãn hiệu với mục đích thông báo cho người tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh rằng từ ngữ, lôgô hoặc dấu hiệu đó là nhãn hiệu đã được đăng ký bảo hộ.
Việc sử dụng các biểu tượng này là không bắt buộc và nhìn chung là không tạo ra sự bảo hộ pháp lý mạnh hơn cho nhãn hiệu. Những biểu tượng này chỉ là một cách thức thuận tiện để thông báo cho người khác rằng dấu hiệu đó là nhãn hiệu, qua đó cảnh báo những người xâm phạm và những đối tượng có tiềm năng làm hàng giả.
Biểu tượng ®, MD và MR được sử dụng khi nhãn hiệu đã được cấp văn bằng bảo hộ độc quyền. TM thể hiện rằng dấu hiệu đó là nhãn hiệu hàng hóa và SM đôi khi được sử dụng cho nhãn hiệu dịch vụ.
Sử dụng trong quảng cáo
Nếu nhãn hiệu của doanh nghiệp được bảo hộ dưới dạng một biểu trưng (logo) với thiết kế hoặc kiểu chữ đặc trưng thì cần bảo đảm rằng dù ở bất kỳ đâu, nhãn hiệu cũng phải được thể hiện dưới hình thức được đăng ký một cách chính xác.
Phải kiểm tra và giám sát việc sử dụng nhãn hiệu một cách chặt chẽ vì điều này rất quan trọng đối với hình ảnh các sản phẩm của công ty bạn. Việc tránh sử dụng nhãn hiệu dưới dạng một động từ hoặc danh từ cũng là rất quan trọng để khách hàng không cho rằng nhãn hiệu là thuật ngữ phổ biến.
Một nhãn hiệu dùng cho nhiều sản phẩm
Tùy thuộc vào chiến lược thương hiệu, doanh nghiệp có thể quyết định sử dụng một nhãn hiệu cho một số sản phẩm hay tất cả các sản phẩm. Do vậy, doanh nghiệp cần phải củng cố thương hiệu mỗi khi giới thiệu sản phẩm mới ra thị trường, hoặc sử dụng nhãn hiệu khác nhau cho các dòng sản phẩm khác nhau.
Khi doanh nghiệp sử dụng nhãn hiệu hiện tại cho sản phẩm mới, sản phẩm đó hưởng lợi từ hình ảnh và uy tín vốn có của nhãn hiệu. Tuy nhiên, nếu dòng sản phẩm mới đang hướng đến nhóm khách hàng mục tiêu (ví dụ, trẻ em, thanh niên), doanh nghiệp nên cân nhắc việc tạo dựng một nhãn hiệu hoặc thương hiệu khác phù hợp với sản phẩm mới. Nhiều công ty lựa chọn phương án sử dụng nhãn hiệu mới có liên hệ với nhãn hiệu hiện có.
Tùy vào chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn các cách thức khác nhau để sử dụng nhãn hiệu cho phù hợp. Tuy vậy, doanh nghiệp cũng nên bảo đảm rằng tất cả các chủng loại hàng hóa và/hoặc dịch vụ (sẽ) sử dụng nhãn hiệu đó đều phải được đăng ký.
