Digiworld và công cuộc chuyển đổi số trong quản trị

Trong lĩnh vực phân phối hàng điện tử công nghệ, Digiworld được xem là doanh nghiệp khá mạnh, ngoài hoạt động phân phối đơn thuần, họ còn có dịch vụ nghiên cứu thị trường cho nhà sản xuất, marketing sản phẩm, dịch vụ hậu mãi. Năm 2017, Digiworld vừa mở rộng thêm lĩnh vực hoạt động, khi tấn công vào thị trường bán lẻ của ngành chăm sóc sức khoẻ và tiêu dùng nhanh.

Công ty CP Thế Giới Số (Digiworld) được thành lập năm 1997 bởi vợ chồng Đoàn Hồng Việt – Tô Hồng Trang và 1 người bạn. Lúc mới thành lập, công ty có 7 thành viên, giờ họ đã có 1.000 nhân viên với doanh số dự kiến xấp xỉ 5.000 tỷ đồng trong năm 2018. Digiworld đã IPO năm 2015.

Cũng như những công ty làm về công nghệ khác, Digiworld tiếp xúc với những công nghệ quản lý khá sớm. Bà Tô Hồng Trang, Phó tổng giám đốc Digiworld cho biết, cách đây hơn 10 năm, Digiworld đã nghĩ đến việc phải đưa vào sử dụng phần mềm ERP (một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh và phân tích dữ liệu) chuẩn quốc tế và hiện đại, thay thế phần mềm ERP cũ đang sử dụng. 

Lúc đó, ban lãnh đạo công ty đang có mục tiêu là phải tăng trưởng nhảy vọt về doanh số, mà phần mềm ERP hiện tại công ty đang có không thể đáp ứng được mục tiêu đó.

Digiword đã gặp gỡ nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước để tìm kiếm một phần mềm ERP phù hợp với chiến lược phát triển sắp tới của họ. Sau một thời gian, SAP (phần mềm ERP được phát triển bởi công ty SAP ở Đức) đã được chọn. Trong quá trình nghiên cứu, bà Trang thấy SAP chính là khoa học về quản trị doanh nghiệp, là phần mềm được đúc kết từ thành công của rất nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới.

SAP giúp hệ thống vận hành chuẩn mực

“Mục tiêu đầu tiên mà chúng tôi hướng tới khi chọn SAP là để phục vụ khách hàng tốt hơn. Bởi, chúng tôi không chỉ dừng lại ở công ty phân phối đơn thuần mà chúng tôi còn xây dựng các nền tảng phát triển thị trường bao gồm các dịch vụ từ hoạch định chiến lược, makerting, bán hàng, hậu mãi, hậu cần…”, bà Tô Hồng Trang hồi tưởng.

Và SAP đã không phụ sự kỳ vọng của Digiworld khi có rất nhiều ứng dụng thoả mãn được nhu cầu nói trên. Ví dụ, trước đây, công tác bảo hành sản phẩm sẽ dựa vào con tem dán lên hộp, khi khách mang sản phẩm ra cửa hàng khi xảy ra sự cố, nhân viên sẽ nhìn tem để biết sản phẩm còn được bảo hành hay không. Bây giờ, khi có SAP, khách hàng có thể ngồi ở bất cứ đâu trên thế giới, sau đó truy cập vào website của Digiworld và tra cứu được sản phẩm này đang trong tình trạng như thế nào: có còn trong thời gian bảo hành, đang sửa chữa đến giai đoạn nào.

Hoặc 1 sản phẩm lưu trong kho rồi bán cho khách hàng, khi sản phẩm quay trở lại công ty vì 1 lý do nào đó, thì tất cả nhân viên đều biết chính xác lịch sử của nó tại Digiworld. Trước đây, 1 sản phẩm sau khi ra khỏi cửa hàng, quay trở lại công ty sẽ trở thành một sản phẩm “mới”.

Không chỉ phục vụ khách hàng tốt hơn, SAP còn tăng năng suất lao động và tối ưu hóa được việc sử dụng nguồn nhân lực.

Trước đây, để có doanh số 100 tỷ đồng, Digiworld cần 100 nhân viên. Năm 2018, doanh nghiệp này chỉ cần 1.000 nhân viên đã có thể thu về doanh số 5.000 tỷ đồng. Với SAP, nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Thậm chí một nhân viên nữ trong thời kỳ nghỉ thai sản nhưng vẫn có thể thu xếp xử lý công việc đột xuất; những lợi ích này khiến công ty không bị xáo trộn nhiều về vấn đề nhân sự và công việc.

“Trước đây, khi chưa có SAP, mỗi kỳ họp, ban lãnh đạo có rất nhiều con số từ các phòng ban khác nhau như tài chính, makerting, sale… Và để xác minh độ chính xác của các con số sẽ mất rất nhiều thời gian. Sau khi SAP xuất hiện, doanh nghiệp chỉ có một con số, ban lãnh đạo sẽ chỉ phải ngồi lắng nghe các phòng ban trình bày góc nhìn khác nhau về con số đó. Như thế, chúng tôi sẽ nhanh chóng đưa ra quyết sách chính xác hơn.

Với SAP, các con số không thể chỉnh sửa. Điều đó giúp những người quản trị như chúng tôi luôn nhìn thấy thực tế về những con số vận hành trong hệ thống của mình. SAP khiến tất phải vận hành một cách chuẩn mực, không có sự ngẫu hứng hay nói theo cách hoa mỹ là ‘tuỳ chỉnh'. Do đó nâng cao được sự chuyên nghiệp của ban lãnh đạo lẫn nhân viên công ty”, bà Trang nói.

Ý chí và quyết tâm của cả hệ thống

SAP là một phần mềm ERP có chi phí rất cao, nếu không muốn nói là cao nhất. Nó không chỉ có chi phí đầu tư 1 lần, khi đã áp dụng SAP, chúng ta phải ‘nuôi’ nó. Chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp những phiên bản mới tốn từ 15% đến 20%/1 năm. Tức là, nếu bỏ ra 1 triệu USD để mua SAP, thì cứ 5 năm, chúng ta sẽ tốn thêm 1 triệu USD, đó là chưa kể những lần mở rộng các phân hệ cho các tính năng mới.

Vậy SAP có phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hay không? Câu trả lời của bà Trang là có, chỉ là các SMEs nên chú ý: để tối ưu chi phí, cần xác định rõ mục tiêu của mình, cân nhắc và sử dụng hợp lý góc độ – phân hệ. Có doanh nghiệp dùng nhiều phân hệ, như tập đoàn Thái Bình Shoes sử dụng tới 11 phân hệ, trong khi Digiworld chỉ dùng vài phân hệ. Digiworl đã sử dụng các phân hệ với phiên bản mới nhất, nhưng chưa sử dụng SAP cho phân hệ nhân sự, do việc quản lý nhân sự của Digiwolrd có thể dùng 1 phần mềm khác đơn giản – rẻ tiền hơn nhưng phù hợp và hiệu quả.

Tuy nhiên, với bà Tô Hồng Trang, chuyện khó khăn nhất khi chuyển đổi số, áp dụng cộng nghệ 4.0 cho tất cả các doanh nghiệp là tư duy.

“Tôi nghĩ, khó khăn lớn nhất cho người lãnh đạo khi áp dụng công nghệ 4.0 là tư duy chuyển đổi số. Là một người lãnh đạo, chúng ta có sẵn sàng chuyển hoá bản thân mình khỏi những tư duy và lối mòn cũ để tiếp cận cái mới hay không?

Tại Digiworld, khi bước vào chuyển đổi số, 3 nhà sáng lập chúng tôi không chỉ nói đến chuyện tư duy mà còn là ý chí, ý chí quyết tâm phải làm và làm thành công nhằm bắt kịp những thay đổi của thế giới ngày hôm nay”, bà Tô Hồng Trang tiết lộ.

Nhưng, nếu chỉ mỗi lãnh đạo muốn chuyển đổi số thôi không đủ, phải để tất cả nhân viên cùng làm việc đó.

Ở Digiworld, ban lãnh đạo không chỉ truyền cảm hứng chuyển đổi số cho toàn nhân viên, mà còn đặt ý thức đó trở thành giá trị cốt lõi thứ 5 của công ty. Đầu tiên, các nhân viên luôn phải đón nhận sự thay đổi. Lúc tuyển nhân sự, nếu một ứng viên không biết gì về blockchain, AI, big data… sẽ bị Digiworld loại ngay; vì rõ ràng ứng viên đó không biết thế giới mình đang sống vận hành như thế nào.

Thứ hai, sau khi biết thì phải hành động. Thứ ba, không ngừng học hỏi. Khi một quản lý cấp cao về Digiworld, nếu không có tinh thần cầu thị học hỏi những cái mới theo yêu cầu công ty- như huấn luyện sử dụng SAP, Digiworld cũng sẽ thôi hợp tác.