Việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với các bên có quyền lợi liên quan là yếu tố cốt lõi để đảm bảo sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Hội đồng quản trị (HĐQT) đóng vai trò quan trọng trong việc xem xét và tôn trọng lợi ích của các bên có quyền lợi liên quan, bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, và cộng đồng. Việc đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan không chỉ giúp tăng cường sự tương tác tích cực mà còn củng cố uy tín và tính bền vững của doanh nghiệp.
Đặt lợi ích của các bên liên quan lên hàng đầu
Theo Bộ Nguyên tắc quản trị công ty theo thông lệ tốt nhất của Việt Nam, HĐQT có vai trò quan trọng trong việc bảo vệ và thúc đẩy sự tham gia của các bên có quyền lợi liên quan như nhân viên, chủ nợ, khách hàng, nhà cung cấp, cộng đồng địa phương và các tổ chức phi chính phủ. Để đảm bảo tính công bằng và minh bạch, HĐQT cần thiết lập các quy tắc rõ ràng nhằm xác định và ưu tiên sự tham gia của từng nhóm có quyền lợi liên quan.
Các quy tắc bao gồm:
Xác định rõ các bên liên quan: Việc xây dựng một danh sách chính thức các bên liên quan là bước đầu tiên quan trọng. Ngoài nhân viên, chủ nợ, khách hàng, nhà cung cấp, HĐQT cũng nên quan tâm đến cộng đồng địa phương và các tổ chức phi chính phủ có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập các chính sách rõ ràng: Mỗi nhóm bên liên quan sẽ có những kỳ vọng và nhu cầu khác nhau. HĐQT cần xây dựng các chính sách cụ thể, minh bạch và phù hợp để đáp ứng những kỳ vọng đó.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan: Các quyền lợi của các bên liên quan không chỉ được quy định bởi pháp luật mà còn có thể được ghi nhận trong các hợp đồng. HĐQT cần đảm bảo rằng công ty luôn tuân thủ đầy đủ các cam kết đã đưa ra.
Tăng cường phúc lợi cho nhân viên: Nhân viên là một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Việc xây dựng các chính sách về an toàn lao động, phúc lợi và phát triển nhân sự không chỉ giúp tăng cường sự gắn kết mà còn thúc đẩy hiệu quả làm việc.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch: Việc áp dụng và thực thi nghiêm túc các chính sách chống tham nhũng và hối lộ là yếu tố quan trọng để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp minh bạch và đáng tin cậy.
Đảm bảo tính bền vững: Các yêu cầu về môi trường và xã hội cần được xem xét kỹ lưỡng khi làm việc với các nhà thầu. Điều này không chỉ giúp bảo vệ môi trường mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Dựa vào phân tích các bên có quyền lợi liên quan, HĐQT nên xem xét áp dụng:
- Chính sách bảo vệ quyền lợi của khách hàng;
- Chính sách quy định các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp/nhà thầu;
- Chính sách thể hiện nỗ lực của công ty nhằm đảm bảo chuỗi giá trị của công ty thân thiện với môi trường hoặc phù hợp với việc thúc đẩy phát triển bền vững;
- Chính sách thể hiện nỗ lực của công ty trong việc tương tác với cộng đồng nơi công ty hoạt động;
- Chính sách về chương trình và quy trình phòng chống tham nhũng của công ty;
- Chính sách quy định cách thức bảo vệ quyền lợi của chủ nợ;
- Chính sách về an toàn lao động, phúc lợi và sức khỏe của nhân viên công ty;
- Chính sách về các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên công ty.
Tạo dựng đối thoại cởi mở giữa công ty và các bên có quyền lợi liên quan
Để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững, HĐQT phải chủ động thiết lập và duy trì một kênh giao tiếp hiệu quả. Kênh giao tiếp này cần đảm bảo tính minh bạch, dễ tiếp cận và có khả năng xử lý kịp thời các ý kiến, câu hỏi, khiếu nại từ các bên liên quan.
Để thực hiện hiệu quả nguyên tắc này, HĐQT cần tập trung vào các nhiệm vụ sau:
Xây dựng cơ chế phản hồi và khiếu nại dành cho người lao động và các bên liên quan
HĐQT cần thiết lập một cơ chế chính thức cho phép người lao động và các bên liên quan khác đưa ra các câu hỏi hoặc khiếu nại. Cơ chế này cần được giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các vấn đề được tiếp nhận và xử lý đúng cách. Nhờ vào cơ chế này, công ty có thể tạo điều kiện để các bên bày tỏ ý kiến, đồng thời giải quyết mối quan tâm của họ một cách công bằng và minh bạch.
Áp dụng quy trình giao tiếp minh bạch và dễ tiếp cận
Để đảm bảo tính minh bạch trong giao tiếp, HĐQT cần áp dụng quy trình cho phép các bên liên quan bên ngoài có thể dễ dàng tiếp cận thông tin và đưa ra ý kiến. Quy trình này bao gồm ba bước chính: (i) tiếp nhận và đăng ký thông tin từ các bên liên quan; (ii) đánh giá các vấn đề được nêu ra và xác định phương thức phản hồi; (iii) cung cấp và ghi nhận phản hồi, nếu có. Quy trình rõ ràng và dễ tiếp cận này sẽ giúp HĐQT duy trì được sự tin cậy từ các bên liên quan, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị của doanh nghiệp.
Việc thực hiện và giám sát các cuộc đối thoại này không chỉ tạo điều kiện cho sự hợp tác chặt chẽ hơn giữa công ty và các bên liên quan, mà còn giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp, đảm bảo sự phát triển bền vững và ổn định trong dài hạn.
Dựa theo BỘ NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ CÔNG TY THEO THÔNG LỆ TỐT NHẤT do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước xây dựng với sự hỗ trợ kỹ thuật từ Tổ chức Tài chính Quốc tế IFC.
