Một doanh nghiệp đôi khi cần phải chia sẻ bí mật với một công ty khác. Một nhà sản xuất có thể tiến hành những thử nghiệm đặc biệt về các sản phẩm mẫu nhưng không muốn đối thủ cạnh tranh biết được chi tiết về sản phẩm mới. Một công ty lắp ráp có thể muốn biết liệu nhà cung cấp có đáp ứng được các đặc tính kỹ thuật mới, ngặt nghèo có khả năn tạo ra ưu thế trên thị trường một cách nhanh chóng, nhưng lại không muốn người bất kỳ sử dụng các đặc tính kỹ thuật tương tự.
Trong hai ví dụ này, sản phẩm mẫu và đặc tính kỹ thuật mới đều rời khỏi tay của chủ sở hữu nhưng họ đương nhiên vẫn muốn kiểm soát những thông tin của mình.
Giải pháp cho một công ty phải tiết lộ thông tin bí mật là ký hợp đồng bảo mật, đôi khi còn được gọi là thoả thuận không tiết lộ (non-diclosed agrement - NDA). Theo hợp đồng này, người ký đồng ý không tiết lộ thông tin nhất định, ngoại trừ các điều khoản được quy định.
Thoả thuận không tiết lộ thường được các nhà sáng chế hoặc công ty sử dụng khi chia sẻ ý tưởng kinh doanh, sản phẩm mẫu của một loại sản phẩm sáng tạo hoặc thông tin bí mật với các bên thứ ba.
Mục đích của việc bộc lộ là để tìm hiểu khả năng sản xuất, thiết kế hoặc thương mại hóa một sản phẩm cụ thể trong mối quan hệ hợp tác với công ty khác khi đàm phán các hợp đồng li-xăng hoặc khi tìm kiếm nguồn tài chính để phát triển một sản phẩm hoặc triển khai một kế hoạch kinh doanh.
Thoả thuận không tiết lộ
Một thoả thuận không tiết lộ bắt đầu từ việc tuyên bố rõ ràng về chủ sở hữu của thông tin, công ty tiếp nhận thông tin và lý do chuyển giao thông tin bí mật đó.
Việc xác định thông tin bí mật bao gồm những gì được bắt đầu bằng cách xem xét cái gì bị coi là làm lộ bí mật, ví dụ, danh mục các sự kiện làm lộ bí mật cho công chúng, do vậy, bên tiếp nhận không cần tuân thủ theo các quy định của NDA nữa. Tuy nhiên, người công bố thông tin đó lần đầu tiên sẽ không phải là người tiếp nhận.
NDA cũng quy định rõ bên tiếp nhận phải bảo vệ thông tin đó như thế nào và bên tiếp nhận được phép làm những gì với thông tin đó (chỉ được sử dụng với mục đích được phép) và không được làm những gì (ví dụ, nói với bất kỳ người nào không cần biết thông tin đó).
Nhìn chung, các thoả thuận này quy định rõ thông tin phải được giữ bí mật trong bao lâu - đây thường là khoảng thời gian mà thông tin bí mật sẽ giúp cho chủ sở hữu có được lợi thế trên thị trường, cộng thêm một ít thời gian chậm trễ. Thời hạn thông thường là khoảng hai hoặc năm năm.
Khi bên tiếp nhận đã ký hợp đồng NDA, chủ sở hữu có thể chuyển giao thông tin bí mật mà không phải lo ngại gì.
Khi nào nên sử dụng NDA
Các công ty không nên quá thường xuyên sử dụng NDA. Cách tốt nhất để giữ bí mật là không nói với ai hết. Nếu buộc phải chia sẻ bí mật thì bộc lộ càng ít càng tốt nhằm đạt được mục đích thương mại: đôi khi, chỉ cần một bản đề cương tổng quát, mặc dù để đánh giá về mặt kỹ thuật thì cần phải cung cấp chi tiết đầy đủ về bí quyết kỹ thuật.
Đôi khi, hợp đồng NDA quy định một khoảng thời gian mà thông tin sẽ được bộc lộ, thường là trong một năm. Điều này là rất hữu ích đối với hợp đồng kỹ thuật phức tạp, như liên doanh, mặc dù hợp đồng liên doanh riêng biệt là cần thiết.
Ngoài ra, phải rất cận thận khi lựa chọn bên tiếp nhận vì doanh nghiệp cũng không thể chắc bí mật thực sự được giữ kín.
Một nhược điểm của việc bảo hộ pháp lý đối với bí mật là khi bị tiết lộ theo cách thức bất kỳ thì không thể làm cho chúng trở thành “bí mật” được nữa. Thậm chí, ngay cả khi chủ sở hữu bí mật kiện ra tòa và thu được một khoản đền bù thiệt hại thì điều đó vẫn không tốt bằng việc bảo mật đuợc thông tin. Đối thủ cạnh tranh sẽ được sử dụng miễn phí bí mật rất khó đạt được của doanh nghiệp. Vì vậy, cách tốt nhất là phải chắc chắn là bí mật được giữ kín ở nơi bộc lộ đầu tiên.
Đôi khi, nguồn thông tin là hai chiều, cả hai bên đều bộc lộ thông tin bí mật cho nhau, ví dụ, khi hai bên tham gia thành lập liên doanh. Theo đó, hợp đồng NDA sẽ đề cập đến thỏa thuận thành lập liên doanh, trong đó quy định rõ ràng là hai bên sẽ cùng chia sẻ thông tin bí mật.
