Khủng hoảng thúc đẩy quá trình 'cá nhanh nuốt cá chậm'

Đó là chia sẻ của ông Nguyễn Thanh Sơn, Chủ tịch học viện MVV, Chủ tịch T&A khi bàn về cơ hội lớn nhất của doanh nghiệp trong đại dịch Covid-19.

Khủng hoảng đại dịch kéo theo khủng hoảng kinh tế đang đặt doanh nghiệp trước thách thức kéo dài. Theo ông, các doanh nghiệp nên làm gì thời gian này?

Ông Nguyễn Thanh Sơn: Phần lớn các chuyên gia đều nhận định một cuộc khủng hoảng kinh tế kéo dài là điều chắc chắn sẽ xảy ra. Ở đây, tôi muốn nhắc lại điều mà tỷ phú Mỹ Dan Pena đề cập trong một buổi nói chuyện của ông, đó là “time saves lives”, tạm dịch là “hành động nhanh chóng cứu được nhiều mạng sống”. 

Đối với các doanh nghiệp thì hành động ngay lập tức là điều quan trọng nhất bây giờ. Việc đầu tiên chúng ta cần làm là xây dựng ít nhất cho mình 3 viễn cảnh - tốt nhất (dịch bệnh sẽ thoái trào vào tháng 6 này và không trở lại); trung bình (dịch bệnh sẽ thoái trào vào cuối năm và trở thành một phần của cuộc sống chúng ta) và tệ hại nhất (không có thuốc chữa và thế giới buộc phải thay đổi cách sống để phù hợp với một “hiện thực mới” của dịch bệnh). 

Mặc dù nguyên tắc là “hi vọng vào cái tốt nhất và chuẩn bị cho điều xấu nhất” song hiện nay nhiều doanh nghiệp chỉ đang "hi vọng vào điều tốt nhất". Điều đó rất nguy hiểm.

Trong khi xây dựng kế hoạch theo ba viễn cảnh nói trên, các doanh nghiệp có hai mục tiêu quan trọng nhất: Ổn định chuỗi cung và kiểm soát dòng tài chính. Phần lớn các hoạt động liên quan đến quản lý chuỗi cung là quản lý rủi ro trung hạn. Sau đó, cần có những hành động dài hạn để đảm bảo kinh doanh liên tục, như đa dạng hóa khu vực.

Những việc cần hành động ngay là xác định các nhà cung cấp thiết yếu để thảo luận về các vấn đề liên quan đến kế hoạch kinh doanh liên tục. Xác định các khách hàng thiết yếu và đảm bảo rằng các kế hoạch đưa ra là để đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Khủng hoảng bây giờ thúc đẩy quá trình "cá nhanh nuốt cá chậm" chứ không phải "cá lớn nuốt cá bé" nữa.

Ông Nguyễn Thanh Sơn

Chủ tịch học viện MVV

Để kiểm soát dòng tài chính, doanh nghiệp cần đảm bảo: (1) có tối thiểu trong tay 3 tháng tiền mặt; (2) biết được các lựa chọn trong các khoản vay, điều khoản và các nghĩa vụ ngắn hạn khác; (3) có một bộ đệm đầy đủ của các bộ phận quan trọng và các đầu vào khác trong tay; (4) cố gắng hiểu được cách mà các nhà cung cấp chính và các bên liên quan chuẩn bị cho một sự kiện bất ngờ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thực hiện cắt giảm chi phí để có thể duy trì hoạt động kinh doanh trong và sau giai đoạn khủng hoảng bằng cách thiết lập các trung tâm dịch vụ chung (Shared Service Center) vận hành dựa trên các chức năng hỗ trợ khác nhau (tài chính, kế toán, công nghệ thông tin, chăm sóc khách hàng/dịch vụ) để giúp tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc, loại bỏ sự trùng lặp.

Outsourcing (thuê ngoài) một số chức năng, bộ phận trong doanh nghiệp để giúp tiết kiệm chi phí vận hành, cải thiện tính linh hoạt. Các cơ hội cắt giảm chi phí ở các bộ phận chức năng cụ thể như: tài chính kế toán, nhân sự, công nghệ thông tin, phát triển sản phẩm, sales, marketing, hậu cần.

Quan sát Việt Nam và thế giới, có vẻ như nhiều tập đoàn lớn đang thay đổi sản phẩm, như Vinfast làm máy thở, hay Fujifilm làm thuốc trị cúm. Ông có bình luận gì về hiện tượng này?

Ông Nguyễn Thanh Sơn: Mỗi cuộc khủng hoảng lớn đồng thời cũng tạo ra những cơ hội lớn. Nó phá hủy những định chế lớn, cũ kỹ và già nua, đồng thời tạo cơ hội cho những mô hình mới mẻ, năng động và bám sát thị trường. Nó thúc đẩy mạnh hơn quá trình “cá nhanh nuốt cá chậm" chứ không chỉ "cá lớn nuốt cá bé”. 

Có một câu nói đùa phổ biến trên mạng trong những ngày vừa qua, đó là "động lực để chuyển đổi số lớn nhất không phải đến từ chính phủ, từ cấp trên hay thậm chí từ thị trường, mà đến từ đại dịch Covid-19".

Cho nên, các doanh nghiệp cần phải nỗ lực chuyển đổi mô hình kinh doanh để cung cấp cho thị trường cái mà nó đang cần, chứ không phải là cái mà trước kia nó cần. Mọi thứ diễn ra rất nhanh, chỉ trong vòng vài tháng, nhu cầu của thị trường đã thay đổi hoàn toàn, đột ngột. Các công ty buộc phải thích ứng với “sự bình thường mới” đó của thị trường.

Trong quá trình thay đổi này, những công ty lớn, mô hình phức tạp sẽ gặp khó khăn nhiều hơn so với những công ty mà mô hình linh hoạt và tinh gọn. Chuyển đổi mô hình kinh doanh, chuyển đổi mô hình làm việc càng nhanh càng tốt, bởi vì quá trình chuyển đổi cần thời gian và thử nghiệm. Nhìn rộng ra, nền kinh tế cần thay đổi cách tiếp cận thị trường, cả về cơ cấu hàng hóa lẫn mô hình phát triển. 

Làm việc từ xa, làm việc tại nhà có phải là xu hướng hiện nay?

Ông Nguyễn Thanh Sơn: Work from home – Làm việc từ nhà hay làm việc từ xa là những cụm từ mà chúng ta thường hay nhắc đến trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 những ngày gần đây. 

Một ngày nào đó, các văn phòng làm việc sẽ trở thành quá khứ.

Richard Branson

Chủ tịch tập đoàn Virgin, một nhà kinh doanh và nhà từ thiện nổi tiếng người Anh

Thật ra, xu hướng làm việc từ xa hay nhóm ảo không phải mới xuất hiện từ khi có dịch Covid-19 mà đã là một xu hướng của thời đại và đã được áp dụng ở rất nhiều công ty tại Việt Nam cũng như trên thế giới. 

Hơn thế nữa người ta tiên đoán rất nhiều về việc cuộc khủng hoảng Covid-19 sẽ đẩy nhanh và mạnh hơn quá trình chuyển từ làm việc trực tiếp, tập trung tại văn phòng sang làm việc từ xa, qua mạng.

Richard Branson, Chủ tịch tập đoàn Virgin, một nhà kinh doanh và nhà từ thiện nổi tiếng người Anh đã từng phát biểu rằng “Một ngày nào đó, các văn phòng làm việc sẽ trở thành quá khứ”.

Có thể thấy rằng, với sự thay đổi của nền kinh tế thế giới, nơi mà mọi thứ ngày càng trở nên “phẳng” hơn và hoạt động của doanh nghiệp mở rộng ở nhiều khu vực địa lý, đòi hỏi chúng ta phải thành lập nhiều nhóm ảo. Nhóm ảo là các nhóm mà các cá nhân cùng làm việc ở những vị trí địa lý khác nhau và dựa vào các công nghệ kết nối trực tuyến như email, conference call, zoom,…

Tuy nhiên, để có thể làm việc từ xa một cách hiệu quả thì việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là đưa ra những kỳ vọng đối với các thành viên trong nhóm khi làm việc từ xa. Dưới đây là ba kỳ vọng thường gặp.

Đầu tiên, linh hoạt trong cách làm việc. Nhân viên cần điều chỉnh hành vi một cách nhanh chóng với các thông tin mới mẻ hoặc tình huống thay đổi. Cởi mở và linh hoạt hơn như sẵn sàng học hỏi các cách thức mới để hoàn thành nhiệm vụ, và thậm chí làm việc buổi tối.

Thứ hai là chủ động. Nhân viên cần hành động để dự đoán các nhu cầu hoặc cơ hội trong tương lai bằng cách tham gia vào những sáng kiến mới, tạo ra các thay đổi cấu trúc và thể hiện bằng một cách thức chủ động để đạt được mục tiêu cá nhân và toàn đội ngũ. 

Thứ ba, làm việc nhóm và hợp tác hiệu quả. Nhân viên cần hợp tác làm việc với cộng sự, đóng góp các giá trị cho các mục tiêu của đồng nghiệp dù việc đó không liên quan đến bạn. Có sự tin tưởng và hỗ trợ bằng cách tạo điều kiện cho cuộc đối thoại cởi mở cũng như tìm kiếm các cơ hội làm việc nhóm khác để phát triển kinh nghiệm và kiến thức. Tìm kiếm ý kiến bên ngoài để có đa dạng ý kiến hơn.

Về công cụ cho làm việc từ xa thì có 4 nhóm công cụ chủ yếu, đó là công cụ để giao tiếp (bao gồm giao tiếp bằng văn bản như email, tin nhắn, mạng nội bộ; giao tiếp bằng audio và giao tiếp bằng video); nhóm công cụ để quản lý dự án; nhóm công cụ để đào tạo và phát triển nhân viên; và nhóm công cụ phần cứng cũng như đường truyền cho làm việc từ xa.

Để chuyển đổi mô hình kinh doanh, phải thay đổi thế nào trong tư duy quản trị?

Ông Nguyễn Thanh Sơn: Trước khi cuộc khủng hoảng này xảy ra, Salim Ismail, một diễn giả, tác giả và doanh nhân ở thung lũng Silicon đã trình bày mô hình của ông về một tổ chức có thể tạo nên thay đổi mang tính nền tảng. 

Để diễn giải thì rất dài, nhưng mô hình của ông dựa trên 10 yếu tố cơ bản gọi là SCALE và IDEAS, nghĩa là: nhân viên theo yêu cầu, hay nhân viên thời vụ (Staff on Demand), khách hàng như một cộng đồng và đám đông (Community and Crowd), thuật toán (Algorithms), đòn bẩy tài sản (Leverage Assests), khả năng tương tác (Engagement), quy trình diễn hóa (Interface Processes), bảng quan sát (dashboard), thử nghiệm (Experimentation), tự trị (Autonomy) và công nghệ xã hội (Social Technologies). 

Tôi nghĩ, những tiên đoán của ông về việc thay đổi mô hình kinh doanh và mô hình làm việc sẽ được hiện thực hóa dưới ảnh hưởng của dịch Covid-19.

Những ngành tưởng chừng như không thể tồn tại trong mùa dịch như giải trị, tổ chức sự kiện, giáo dục… cũng có thể biến thành ảo như festival âm nhạc mang tên “live from Out There”? Đây có phải là cột mốc để chuyển hoạt động lên "đám mây"?

Ông Nguyễn Thanh Sơn: Đó chính là quá trình chúng ta gọi là chuyển đổi số, và Covid-19 là một trong những động lực quan trọng buộc các doanh nghiệp phải thay đổi hay là chết, theo nghĩa đen của nó. 

Khi các trường học phải đóng cửa, khi các bệnh viện quá tải và có nguy cơ chở thành ổ dịch, thủ tướng Nhật Bản Shinzo Abe buộc phải kêu gọi người Nhật chuyển qua sử dụng các ứng dụng telemedicine (y tế từ xa) hay học trực tuyến. 

Ở Việt Nam, ứng dụng Doctor Anywhere của chúng tôi, một ứng dụng cho phép người bệnh khám bệnh trực tuyến với bác sĩ qua video calls đã chứng kiến số lượng người dùng tăng gấp 3 lần. 

Everlearn, ứng dụng học tập và đào tạo trực tuyến của chúng tôi cũng có hàng trăm cuộc gọi yêu cầu thử nghiệm. Những công ty đã bắt đầu quá trình chuyển hóa số từ trước nay sẽ có lợi thế hơn những công ty mới bắt đầu suy nghĩ đến chuyện này.

Xin cảm ơn ông!