Sửa quy chế quản lý chung cư - Bài 7: Tạo khung khổ cho công ty quản lý vận hành

Cư dân có đủ năng lực để tự quản lý vận hành nhà chung cư?

Công tác quản lý vận hành nhà chung cư đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo một cuộc sống an toàn, tiện nghi cho cư dân. 

Tuy nhiên, ở hầu hết các chung cư hiện nay, vấn đề gây mâu thuẫn trong công tác quản lý vận hành là rất lớn, từ việc vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, các dịch vụ bảo vệ, lễ tân đến hoạt động của hệ thống thang máy, điện nước...

Theo quy định tại quy chế quản lý vận hành nhà chung cư đang được Bộ Xây dựng soạn thảo, hoạt động quản lý vận hành bao gồm các công việc như điều khiển, duy trì hoạt động, kiểm tra thường xuyên hệ thống thang máy, bảo dưỡng máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy.

Bên cạnh đó là quản lý các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư để đảm bảo các hệ thống thiết bị này hoạt động bình thường.

Quản lý vận hành toà nhà cũng sẽ cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác có liên quan do hội nghị nhà chung cư quyết định.

Khi chưa tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu, chủ đầu tư có trách nhiệm quản lý vận hành toà nhà. Khi tổ chức được hội nghị nhà chung cư, ban quản trị và cư dân sẽ quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành. 

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có thể là chủ đầu tư hoặc đơn vị khác có đủ điều kiện thực hiện việc quản lý. Trường hợp chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở trực tiếp thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư thì phải có chức năng, năng lực quản lý vận hành theo quy định.

Mặt khác, theo Điều 149, Luật Nhà ở 2023, đối với nhà chung cư có thang máy, việc quản lý vận hành phải do đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện. 

Đối với nhà chung cư không có thang máy, hội nghị nhà chung cư quyết định tự quản lý vận hành hoặc thuê đơn vị có chức năng, năng lực.

Những quy định này có thể gây tranh cãi. Có ý kiến cho rằng, việc quy định đơn vị quản lý vận hành chung cư hoặc cư dân tự quản lý chỉ dựa vào tiêu chuẩn toà nhà có thang máy hay không, là không hợp lý.

Nguyên nhân là do trong nhà chung cư còn rất nhiều hệ thống kỹ thuật khác như hệ thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, máy bơm, xả thải, phát điện, biến áp... Để quản lý nhà chung cư cần có đơn vị có chuyên môn, năng lực thực hiện.

Ngoài ra, việc để cho ban quản trị và cư dân tự quản lý vận hành sẽ luôn xảy ra xung đột, bởi vì cư dân chung cư rất đa dạng, rất khó phân công cụ thể cho ai để tự quản. 

Việc này cũng rất dễ dẫn đến hành vi thu chi thiếu minh bạch, trục lợi từ phí quản lý nhà chung cư như phân tích tại các bài viết trước.

Mặt khác, nếu yêu cầu giao việc quản lý vận hành nhà chung cư cho các công ty quản lý nhưng lại thiếu các quy định về năng lực, vốn, quy mô của các công ty này, thì cũng là thiếu sót rất lớn.

Thực tế hiện nay, đa phần các công ty quản lý đều có quy mô rất nhỏ, khi xảy ra các rủi ro về tài sản và sinh mạng con người không thể chịu trách nhiệm. Do đó, quy chế cần phải có giải pháp để đảm bảo quy trách nhiệm cho công ty quản lý khi có tổn thất xảy ra.

Quy chế quản lý vận hành nhà chung cư cần có quy định chi tiết về năng lực của công ty quản lý. Nên chăng, các công ty quản lý vận hành nhà chung cư cần được quy định cụ thể về số vốn tối thiểu từ 20 tỷ đồng, loại hình công ty cổ phần, doanh thu, chi phí hoạt động, năng lực chuyên môn, năng lực điều hành, bảo hiểm tác nghiệp... để đủ điều kiện để quản lý vận hành chung cư.

Minh bạch tài chính của hoạt động quản lý vận hành

Bên cạnh các hoạt động quản lý, việc minh bạch về tài chính trong dịch vụ vận hành cũng rất quan trọng. 

Theo quy chế quản lý vận hành chung cư đang được Bộ Xây dựng soạn thảo, việc quản lý vận hành nhà chung cư phải được thực hiện thông qua hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành ký giữa đơn vị quản lý và ban quản trị.

Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các nội dung như quy mô, diện tích các bộ phận trong và ngoài nhà chung cư thuộc phần sở hữu chung cần quản lý vận hành; nội dung và yêu cầu về chất lượng, thời gian, địa điểm cung cấp dịch vụ; giá dịch vụ tính theo m2 sử dụng.

Bên cạnh đó là thời hạn thực hiện hợp đồng dịch vụ; các trường hợp chấm dứt hợp đồng, thời gian và trách nhiệm thông báo của các bên trước khi chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ; trách nhiệm của các bên.

Tuy nhiên, hợp đồng dịch vụ này hiện đang thiếu hẳn một chương liên quan đến các nguyên tắc hoạch toán kế toán tài chính. Đây là vấn đề rất quan trọng liên quan trực tiếp đến "túi tiền" của cư dân, và cũng là nguyên nhân phát sinh nhiều tiêu cực trong thu chi phí dịch vụ quản lý thời gian vừa qua. 

Chính vì vậy, hợp đồng dịch vụ quản lý nhà chung cư cần có một chương liên quan đến các nguyên tắc hoạch toán tài chính bao gồm nguyên tắc hạch toán kế toán; quỹ quản lý vận hành; khoản tiền mặt thu từ các khách hàng, người dân, nhà thầu tại dự án; trách nhiệm công nợ, thuế VAT; phí, lệ phí; hợp đồng điện nước; mua sắm dịch vụ; kiểm toán, lưu trữ tài liệu kế toán.

Việc quy định rõ ràng các điều khoản về tài chính này sẽ giúp quỹ phí dịch vụ quản lý nhà chung cư được sử dụng công khai, minh bạch, tránh các hành vi tham ô từ phí quản lý của toà nhà. 

Ngoài ra, hiện nay, các hợp đồng mẫu được thiết kế vẫn còn rất nhiều thiếu sót và sơ sài, không đúng ý nghĩa. Quy chế quản lý chung cư cần thiết kế một hợp đồng mẫu và gọi là thỏa thuận dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. 

Thực chất nên gọi là một thỏa thuận thay vì hợp đồng, bởi có rất nhiều bên liên quan đến việc thực hiện các thỏa thuận quản lý nhà chung cư

Bản thoả thuận này cần xác định rõ trách nhiệm của tất cả các bên có liên quan như chủ đầu tư, ban quản trị, đơn vị quản lý, các nhà thầu... để đảm bảo việc quản lý vận hành được hiệu quả.

Bên cạnh đó, quy chế cũng cần bổ sung điều khoản về việc quản lý vận hành nhà chung cư không được gián đoạn trong mọi tình huống như chuyển giao ban quản trị hoặc thực hiện các cơ chế đấu thầu cung cấp dịch vụ quản lý. 

Thực tế cho thấy, tại nhiều dự án, ở thời điểm chuyển giao giữa hai nhiệm kỳ ban quản trị, hoặc hội nghị nhà chung cư không tổ chức thành công đã dẫn đến không thể lựa chọn công ty quản lý, làm gián đoạn hoạt động vận hành nhà chung cư.

Mặt khác, hoạt động quản lý vận hành cũng cần được giám sát cụ thể bằng cơ chế họp định kỳ, cơ chế giám sát của ban kiểm soát, cơ chế giám sát phối hợp của các trưởng tầng, toà nhà, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả, công khai, minh bạch.

Quản lý vận hành chung cư là một vấn đề phức tạp, gây ra nhiều xung đột và tranh chấp trong thời gian qua, xoay quanh mối quan hệ giữa cư dân, chủ đầu tư, ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành. Sau nhiều năm thực hiện, quy chế quản lý và sử dụng nhà chung cư đã bộc lộ nhiều bất cập, vì vậy Bộ Xây dựng đang soạn thảo quy chế mới nhằm khắc phục những vấn đề này.
Chuyên đề "Sửa quy chế quản lý chung cư" sẽ phân tích từng khía cạnh trong việc quản lý và vận hành nhà chung cư, làm rõ nguyên nhân dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp và đưa ra các kiến nghị cụ thể để quản lý và vận hành nhà chung cư hiệu quả hơn.
Bài 1: Thách thức quản lý chung cư đa công năng
Bài 2: Lỗ hổng từ thiếu hồ sơ lưu trữ
Bài 3: Kẽ hở từ mô hình ban quản trị
Bài 4: Trục lợi từ cơ chế tài chính 'vay mượn'
Bài 5: 'Cuộc chiến' giành chỗ đỗ xe
Bài 6: Loay hoay bảo trì nhà chung cư