Hội đồng quản trị nên họp bao nhiêu lần mỗi năm?

Tại Việt Nam, theo quy định tại khoản 3 Điều 153 Luật Doanh nghiệp 2014, tối thiểu mỗi quý HĐQT phải họp ít nhất một lần, tương đương với 4 lần trong một năm.

Trước khi bắt đầu năm tài chính, HĐQT với sự hỗ trợ của ban thư ký cần lên kế hoạch làm việc hằng năm để xác định các vấn đề cần thông qua tại các thời gian cụ thể trong năm. Công việc này sẽ xác định số cuộc họp cần thiết trong năm, giúp các thành viên HĐQT đánh giá được những cuộc họp cần thiết và những vấn đề quan trọng cần xem xét.

Nếu việc họp HĐQT khó khăn hoặc tốn kém, công ty cần có các trang thiết bị hiện đại cho phép tổ chức các cuộc họp bằng điện thoại, họp trực tuyến và thông qua bằng văn bản.

Có thể nói rằng số lượng cuộc họp sẽ phản ánh tương đối quyền lực của HĐQT. Ban giám đốc càng nắm nhiều quyền quản lý trong công ty, số lượng cuộc họp HĐQT cần thiết sẽ càng ít.

Việc tham gia các cuộc họp của thành viên HĐQT cũng rất cần được thông tin ra bên ngoài. Mỗi thành viên HĐQT cần được khuyến khích và có trách nhiệm tham gia các cuộc họp HĐQT để thể hiện quan điểm của mình và sự tương tác với nhau.

Làm thế nào để HĐQT có thể đảm bảo là những quy trình thủ tục thích hợp của công ty đã được thực thi một cách đúng đắn?

Chức năng kiểm toán nội bộ bảo đảm các chính sách và quá trình của công ty là phù hợp và được tuân thủ hằng ngày trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các cuộc đánh giá nội bộ cần tuân theo chương trình định kỳ đã được xác định hằng năm nhằm giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Kiểm toán nội bộ là công cụ của tổng giám đốc và HĐQT nhằm quản lý hệ thống kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro và quản trị công ty thông qua các đánh giá mang tính hệ thống.

Đặc biệt cần lưu ý là, hiệu quả của kiểm toán nội bộ phụ thuộc vào tính độc lập của nó với bộ máy quản lý của công ty. Kiểm toán nội bộ hoạt động trên cơ sở trưởng ban kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm trước ủy ban kiểm toán cho việc thực hiện kiểm toán nội bộ và đồng thời báo cáo cho tổng giám đốc về các vấn đề hành chính và thủ tục.

Như vậy, ủy ban kiểm toán nội bộ là rất cần thiết cho công ty. HĐQT cần quyết định chức năng kiểm toán nội bộ sẽ do nội bộ công ty đảm nhiệm hay thuê ngoài. Việc thuê ngoài sẽ tốn kém chi phí và có thể sẽ phức tạp, không thích hợp cho các công ty có quy mô nhỏ. Nhưng cũng khá khó khăn cho nội bộ công ty có thể đủ kỹ năng thực hiện nhiệm vụ này. Nếu một công ty quyết định thuê ngoài thì theo thông lệ tốt về quản trị công ty, công ty nên chọn đơn vị kiểm toán nội bộ không phải là đơn vị kiểm toán độc lập.