Đối với một số doanh nghiệp, việc sử dụng hoặc khai thác tác phẩm, bản ghi âm, chương trình phát sóng hoặc chương trình biểu diễn được bảo hộ quyền tác giả có thể là một bộ phận chính trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của họ. Việc này là hoàn toàn chắc chắn đối với các đài phát thanh, nhà xuất bản, thư viện, cửa hàng hoặc hộp đêm.
Đối với các doanh nghiệp khác, đó đơn giản chỉ là các công cụ không thường xuyên được sử dụng để nâng cao chất lượng các ấn phẩm, trang web và các công cụ tiếp thị khác của công ty.
Đối với một số công ty khác, việc sử dụng tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả có thể được xác định bởi việc sử dụng chương trình máy tính của họ.
Trong tất cả trường hợp nêu trên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề.
Thứ nhất, có thể điều quan trọng nhất mà một doanh nghiệp sử dụng hoặc xử lý tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả hoặc quyền liên quan phải biết là liệu các hoạt động đó có cần hợp đồng li-xăng hay không.
Nhìn chung, mọi hành vi sử dụng hoặc khai thác thương mại các quyền đều phải có hợp đồng li-xăng hoặc chuyển nhượng quyền từ chủ sở hữu. Những hành vi này bao gồm từ việc sử dụng một bài hát nổi tiếng trong một chương trình quảng cáo trên truyền hình đến việc bán và phân phối các đĩa CD, DVD và việc sử dụng phần mềm trong các máy tính của công ty.
Khi cần có hợp đồng li-xăng, doanh nghiệp phải tìm hiểu liệu các quyền được quản lý bởi tổ chức quản lý tập thể hoặc do tác giả hoặc nhà sản xuất trực tiếp quản lý, và đàm phán hợp đồng li-xăng trước khi sử dụng hoặc khai thác tác phẩm.
Lưu ý rằng, những vụ kiện liên quan đến hành vi xâm phạm quyền tác giả có thể rất tốn kém và sẽ là thông minh khi suy nghĩ về những vấn đề đó trước khi đưa công ty vào những rắc rối. Doanh nghiệp cũng có thể tìm kiếm ý kiến tư vấn về các điều kiện của hợp đồng li-xăng trước khi ký kết.
Những sản phẩm như phần mềm đóng gói thường được li-xăng ngay khi mua. Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng li-xăng thường có trong gói phần mềm và có thể được trả lại nếu không đồng ý với những điều kiện và điều khoản có liên quan.
Thứ hai, tổ chức quản lý quyền tập thể đơn giản hóa đáng kể quy trình nhận li-xăng các tác phẩm khác nhau. Ngoài việc trực tiếp giao dịch với các tác giả và chủ sở hữu riêng lẻ, tổ chức quản lý tập thể cung cấp cho người sử dụng dịch vụ tập trung theo tỷ lệ phí và các điều kiện sử dụng có thể được thương lượng và có thể nhận được sự cho phép một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Trong những năm gần đây, việc thành lập các “các trung tâm dịch vụ một cửa” nhằm kết hợp các trung tâm quản lý quyền khác nhau để cấp phép sử dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng được coi là một sự phát triển hữu ích đối với các sản phẩm đa phương tiện - những sản phẩm cần có nhiều sự cho phép khác nhau.
Việc hợp tác với các tổ chức quản lý tập thể bất cứ khi nào có thể sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều sức lực và tiền bạc. Để biết chi tiết về các tổ chức tập thể có liên quan ở nước sở tại, doanh nghiệp có thể liên hệ với cơ quan quản lý quyền tác giả quốc gia.
Thứ ba, có một sự hiểu lầm phổ biến là các tác phẩm được công bố trên Internet thuộc về sở hữu cộng đồng và do đó, có thể được sử dụng rộng rãi bởi bất kỳ ai mà không cần chủ sở hữu cho phép.
Bất kỳ tác phẩm được bảo hộ quyền tác giả và quyền liên quan nào, từ các bản nhạc đến các sản phẩm đa phương tiện, các bài báo và các tác phẩm nghe nhìn mà chưa hết thời hạn bảo hộ, thì vẫn được bảo hộ mà không cần quan tâm liệu chúng được xuất bản trên giấy hoặc các phương tiện khác, ví dụ, trên Internet.
Nhìn chung, doanh nghiệp nên xin phép chủ sở hữu quyền trong từng trường hợp trước khi sử dụng. Tương tự, sự cho phép sử dụng là cần thiết nếu doanh nghiệp tham gia vào việc xuất bản và tạo ra các tác phẩm, bản ghi âm, chương trình phát sóng, cuộc biểu diễn được bảo hộ quyền tác giả được cung cấp thông qua trang tin Internet của doanh nghiệp.
