Doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố để xác định thời điểm đăng ký sở hữu trí tuệ tại nước ngoài: thời điểm doanh nghiệp tung sản phẩm ra thị trường, số lượng và khả năng tài chính để bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp ở nước ngoài, và cuối cùng là khả năng bên thứ ba có thể độc lập phát triển, sao chép hoặc bắt chước các đặc điểm kỹ thuật, kiểu dáng hoặc nhãn hiệu về sản phẩm của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, có một số yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý để bảo đảm rằng họ sẽ không phải tốn kém quá mức khi đăng ký sở hữu trí tuệ quá sớm, đồng thời không bỏ lỡ thời điểm quan trọng để đăng ký bảo hộ ở nước ngoài.
Nộp đơn quá sớm
Đăng ký bảo hộ sáng chế ở nhiều nước khác nhau có thể rất tốn kém và điều quan trọng là không nên bắt đầu quá trình này quá sớm. Bởi khi đó, doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí nộp đơn, phí dịch thuật và/hoặc phí duy trì cao trong một giai đoạn thương mại hóa sớm một cách không cần thiết.
Một trong những cách để trì hoãn việc trả phí nộp đơn quốc gia, phí dịch thuật và phí duy trì bằng độc quyền sáng chế là sử dụng hệ thống đăng ký sáng chế quốc tế được gọi là Hiệp ước về Hợp tác sáng chế (PCT).
Nộp đơn quá muộn
Ngược lại, có một số lí do khiến cho doanh nghiệp không nên nộp đơn đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ quá muộn.
Đầu tiên và trước hết, đối với các quyền sở hữu trí tuệ cần phải đăng ký hoặc cấp văn bằng bảo hộ (như sáng chế, nhãn hiệu và kiểu dáng công nghiệp), có một nguyên tắc được áp dụng ở hầu hết các quốc gia là người nộp đơn đầu tiên sẽ nhận được sự bảo hộ. Đối với sáng chế, đây được gọi là “hệ thống cấp văn bằng bảo hộ cho người nộp đơn đầu tiên”.
Do vậy, nếu doanh nghiệp trì hoãn quá lâu trong việc đăng ký sở hữu trí tuệ, thì doanh nghiệp khác có thể đã nghiên cứu về vấn đề kỹ thuật tương tự và tìm ra giải pháp trùng hoặc tương tự để nộp đơn đăng ký bảo hộ cho cùng một sáng chế trước so với doanh nghiệp ban đầu. Và chính vì vậy, doanh nghiệp khác sẽ nhận được độc quyền đối với sáng chế đó. Tương tự, đối với nhãn hiệu, nhãn hiệu của doanh nghiệp nhìn chung sẽ không được đăng ký nếu nó được coi là trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được bảo hộ của doanh nghiệp khác.
Thứ hai, khi doanh nghiệp đã đưa ra những sản phẩm mới hoặc bộc lộ thông tin về đặc điểm kỹ thuật hoặc mỹ thuật có tính sáng tạo của sản phẩm ra thị trường thì đó là thời điểm quá muộn để tài sản trí tuệ đó nhận được sự bảo hộ. Sáng chế hoặc kiểu dáng đã được bộc lộ sẽ không đáp ứng điều kiện về tính mới và do đó, không đủ điều kiện để bảo hộ, trừ khi pháp luật quy định ân hạn.
Một điều quan trọng mà doanh nghiệp cần phải ghi nhớ đó là quy định này không được áp dụng đối với nhãn hiệu. Và doanh nghiệp có thể sẽ nhận được sự bảo hộ cho nhãn hiệu sau khi doanh nghiệp đã sử dụng nhãn hiệu đó trên thị trường (nhưng nhìn chung, tốt nhất doanh nghiệp nên đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ cho nhãn hiệu trước khi đưa sản phẩm ra thị trường).
Thứ ba, doanh nghiệp không nên trì hoãn việc đăng ký sở hữu trí tuệ đặc biệt là khi doanh nghiệp đã đăng ký bảo hộ ở thị trường nội địa đó bởi lí do liên quan đến quyền ưu tiên. Quyền ưu tiên có nghĩa là trên cơ sở một đơn đăng ký bình thường đối với quyền sở hữu công nghiệp được người nộp đơn nộp tại một nước, trong một thời hạn nhất định (từ 6 đến 12 tháng tùy thuộc vào đối tượng sở hữu trí tuệ), người nộp đơn có thể đăng ký bảo hộ ở hầu hết các nước khác.
Những đơn nộp sau tại các quốc gia khác trong thời hạn ưu tiên sẽ được coi như đã được nộp vào cùng ngày với đơn nộp sớm nhất. Do đó, những đơn nộp sau vẫn được hưởng quyền ưu tiên đối với tất cả các đơn đăng ký cho cùng một sáng chế hoặc cùng một kiểu dáng sau ngày nộp đơn của đơn đầu tiên. Đối với sáng chế và kiểu dáng công nghiệp, đơn đăng ký được nộp ở nước ngoài sau thời hạn ưu tiên có thể sẽ không được hưởng quyền ưu tiên, và do vậy có thể không được coi là đáp ứng điều kiện về tính mới và có thể không được cấp bằng độc quyền.
Quyền ưu tiên mang lại những lợi thế thực tiễn to lớn cho người nộp đơn khi họ muốn bảo hộ sáng chế hoặc kiểu dáng công nghiệp của mình ở nhiều nước khác nhau. Tuy nhiên quyền ưu tiên cũng có một thời hạn rõ ràng. Một trong những lợi thế thực tiễn đó là tất cả các đơn không cần phải được nộp đồng thời ở nước sở tại và các nước khác vì doanh nghiệp có 6 đến 12 tháng để quyết định xem họ nộp đơn đăng ký bảo hộ ở những nước nào. Người nộp đơn có thể sử dụng thời gian này để chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho việc thương mại hoá sản phẩm mới. Mặt khác, người nộp đơn phải triệt để đáp ứng về thời hạn ưu tiên để nhận được sự bảo hộ ở nước khác.
Các loại quyền sở hữu trí tuệ khác nhau có thời hạn ưu tiên không giống nhau.
Thời hạn ưu tiên với sáng chế là 12 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên. Khi thời hạn này kết thúc doanh nghiệp có nguy cơ cao không được bảo hộ sáng chế ở nước khác. Tuy nhiên, khi đăng ký bảo hộ sáng chế thông qua Hệ thống PCT, doanh nghiệp sẽ có thêm 18 tháng (hoặc ở một số nước là 8 tháng) để quyết định sẽ đăng ký bảo hộ sáng chế đó ở những nước nào.
Về kiểu dáng công nghiệp, hầu hết các nước quy định thời hạn ưu tiên là 6 tháng kể từ ngày nộp đơn đầu tiên để đăng ký bảo hộ ở nước khác. Đối với nhãn hiệu, thời hạn ưu tiên cũng là 6 tháng.
Quyền tác giả và quyền liên quan
Trong lĩnh vực quyền tác giả, vấn đề thời hạn nộp đơn hoặc nộp đăng ký cũng phát sinh ở những nước có yêu cầu đăng ký. Vì ở những nước có các quy định này, doang nghiệp sẽ có một số ưu thế đáng kể trong việc đăng ký quyền tác giả, nên tốt nhất các tổ chức, cá nhân hãy đăng ký càng sớm càng tốt (tốt nhất là trước khi xuất khẩu sản phẩm được bảo hộ).
Ngoài ra, đối với các sản phẩm nhất định, tôt chức, cá nhân là tác giả nên đăng ký các sản phẩm được bảo hộ quyền tác giả với tổ chức quản lý tập thể quyền tác giả. Nếu tác phẩm đó đã được đăng ký với các tổ chức tập thể ở trong nước, thì có khả năng tổ chức quản lý tập thể đó sẽ dàn xếp với các đối tác ở những nước khác để bảo đảm thành viên của họ sẽ nhận được tiền thù lao đối với tác phẩm của mình một cách công bằng.
